Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)
Übernehmen Sie Verantwortung als eine der wichtigsten Schnittstellen in unserem Institut
Ihre Aufgaben
- Assistenz der Verwaltungsleitung im Tagesgeschäft
- Führung und Weiterentwicklung des Büros der Verwaltungsleitung
- Zentrale Schnittstelle innerhalb der Verwaltung und zu den Forschungs- und Servicebereichen des Instituts
- Unterstützung der monatlichen Leitungskonferenz (LK) des Instituts
- Zuarbeit zur Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse
- Terminorganisation und Reiseplanung, Ablage und Aktenführung, Pflege der Regularien
- Bearbeitung der Ein-/Ausgangspost
- Erledigung der Korrespondenz und Verfassen von Texten in deutscher und englischer Sprache
- Pflege des Intranetauftritts der Verwaltung und des Formularcenters
- Vorbereitung und Durchführung von Wahlen der Organe und Gremien
Ihr Profil
Neben der Freude im Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit, Organisationstalent sowie Selbstständigkeit und Ausdauer, auch bei hohem Arbeitsaufkommen, verfügen Sie über:
- Hochschulabschluss oder eine entsprechende Berufsausbildung (z.B. Fremdsprachensekretärin, kaufmännischer oder Verwaltungsberuf)
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- diskrete und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein und einem freundlichen/ verbindlichen Auftreten
- sicherer Umgang mit Kommunikationstechnik, Datenbanken und MS-Office-Programmen
- sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse, stilsichere und formsichere Korrespondenz
- Spaß am selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft
- mehrjährige Berufserfahrung im Geschäftsführungsbereich oder in entsprechender Position ist erwünscht (vorzugsweise in Forschungseinrichtungen oder der Verwaltung im öffentlich-rechtlichen Bereich)
Wir bieten Ihnen
Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Erfahrung bis Entgeltgruppe 9b TVöD Bund. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und aufgeschlossenen Team in einer der führenden deutschen Institutionen der Spitzenforschung mit einem internationalen Umfeld.
Außerdem warten auf Sie:
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes und Zuschuss zum Deutschlandticket-Job
- flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), mobile Arbeit an bis zu zwei Tagen pro Woche
- 30 Urlaubstage, zusätzlich 24.12. und 31.12. frei
- Kindergartenkooperation und eigene Kontingente
- Eltern-Kind-Zimmer
- modernste Arbeitsbedingungen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
- ein Ambiente zum Wohlfühlen – schönes Institutsgebäude mit eigener Kantine und Garten in einer sehr gut angebundenen grünen und ruhigen Umgebung
- Research center
- Verwaltung | Administration
- Locations
- Berlin
- Remote status
- Temporarily Remote
Berlin
About Max-Planck-Institut für Bildungsforschung
The Max Planck Institute for Human Development is dedicated to the study of human development and education, as well as human-machine interaction. Researchers of various disciplines – including psychology, education, sociology, medicine, history, economics, computer science, and mathematics – work together on interdisciplinary projects at the Berlin Institute. The research questions they examine include how people make effective decisions even under time pressure and information overload, how the interaction between behaviour and brain function changes over the lifespan, as well as how human emotions change in a historical context and how they have affected the course of history itself and what social innovations and challenges come with digitalization.
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